A. PENDAHULUAN
Dalam suatu organisasi, rapat merupakan kegiatan rutin yang sering diselenggarakan oleh seorang sekertaris atau atasan kepada bawahannya. Alasan di adakannya rapat didasarkan atas tujuan yang akan dicapai dalam sebuah rapat tersebut. Apakah perlu menyelesaikan suatu masalah ?, mengambil keputusan ?, menginformasikan kepada suatu kelompok tentang suatu isu ?. dalam suatu rapat sering terjadi kegagalan yang disebabkan kurangnya perencanaan, oleh karenanya tujuan dalam suatu rapat itu sangat penting. Dalam hal ini, peserta rapat juga harus ditentukan sebelum melaksanakan rapat, dimana akan dilaksanakan rapat tersebut, dan kapan waktu pelaksanaan rapat.
Dalam hal ini, langkah penyelenggaraan rapat pemecahan masalah juga perlu direncanakan sebelum memulai rapat. Peserta dituntut untuk bisa mengenali masalah dan harus pula memiliki keahlian untuk memecahkan masalh tersebut. Dalam rapat pengambilan keputusan saat rapat berlangsung membutuhkan persiapan khusus. Bahkan sebelum diskusi dimulai, setiap orang yang terlibat perlu memahami proses pengambilan keputusan dan bagaimana keputusanakan diambil. Dalam mengadakan rapat harus mempunyai pedoman khusus untuk menjadikan rapat tersebut menjadi bermanfaat. Rapat diadakan sesuai waktu yang dibutuhkan dan jangan menyelenggarakan rapat jika tidak diperlukan.
Untuk hasil rapat yang baik diperlukannya pemikiran dan ide – ide yang cemerlang dari pesertab dalam memecahkan masalah dan sampai akhirnya pengambilan keputusan sesuai persetujuan para pesertanya. Disamping itu sebuah perencanaan perlu disiapkan terlebih dahulu sebelum dimulainya sebuah rapat, karena sebuah perencanaan sangat berpengaruh dalam hasil yang akan dicapai dalam rapat tersebut.
B. JUDUL
“Menyelenggarakan Rapat”
C. PEMBAHASAN
1. Pengetian rapat dan seluk beluk rapat
Rapat adalah suatu tindakan atau proses berkumpul bersama dengan tujuan menegosiasikan urusan. Atau bias juga disebut dengan berkumpulnya orang dengan tujuan untuk membangun kepercayaan.
Alasan di adakannya rapat karena :
a. Membutuhkan seluruh kelompok untuk memberikan informasi atau nasihat mengenai sebuah masalah
b. Mengingatkan tim untuk berpartisipasi dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan.
c. Menghadapi masalah yang memerlukan masukan dari anggota-anggota kelompo klain yang memiliki perspektif dan agenda yang berbeda.
Jangan adakan rapat ketika :
a. Topiknya adalah masalah kepegawaian yang lebih baik ditangani secara pribadi.
b. Anda tak punya waktu untuk mempersiapkan.
c. Metode lain dapat menjawab kebutuhan sama baiknya atau bahkan lebih baik.
2. Jenis - jenis rapat
a. Rapat empat mata. Ini adalah rapat dengan bawahan anda. Dimana anda memberikan umpanbalik yang keras atau membicarakan kenaikan gaji tahun depan.
b. Rapat perusahaan lebih besar. Pada ekstrem yang lain adalah rapat pemegang saham, dimana CEO melaporkan aktivitas dan hasil perusahaan kepada sejumlah besar pemegang saham yang duduk di auditorium.
3. Langkah- langkah menyelenggarakan rapat pemecahan masalah:
a. Mencari tahu persepsi peserta tentang masalah tersebut.
b. Sepakati rumus masalh tersebut.
c. Diskusikan sudah berapa lama masalah tersebut berlangsung dan apa yang sedang terjadi sekarang.
d. Tentukan apa penyebab timbulnya masalah tersebut menurut kelompok.
e. Gambarkan konsekuensi yang mungkin terjadi jika masalah tersebut tidak dipecahkan.
f. Galilah pilihan – pilihan untuk memecahkan masalah. Klarifikasikan keuntungan dan kelemahan dari setiap pilihan.
g. Pilihlah metode paling efektif untuk menentukan pilihan. Pertimbangkanlah faktor – faktor kunci, seperti waktu, sumber daya, dana, nilai, dan lain – lain yang terlibat dalam pilihan tersebut.
h. Raihlah persetujuan mutlak, atau paling tidak konsensus, tentang satu pilihan penanggulangan atau pengelolaan masalah.
Semua hal rapat bermula dari suatu tujuan. Mulailah persiapan rapat dengan mengidentifikasi tujuan rapat sepesifik mungkin. Apakah tujuan rapat tersebut untuk bertukar pendapat, menginformasikan, menggali ide, menyelesaikan masalah, menentukan tindakan, atau mengklarifikasikan peran dn tanggung jawab ? tujuan rapat merupakan kombinasi dari beberapa aktifitas tersebut. Setelah mengetahui tujuan dari rapat tersebut, selanjutnya untuk memikirkan sasarannya. Sebuah pertanyaan yang jelas mengenai tujuan rapat akan membimbing menuju langka selanjutnya, yaitu menyusun agenda.
4. Siapa yang harus hadir dalam rapat
Dalam sebuah rapat siapakah yang perlu hadir ?
a. Pengambil keputusan kunci dari masalah tersebut.
b. Orang – orang yang memiliki informasi dan pengetahuan tentang topik terkait.
c. Orang – orang yang memiliki komitmen, kepentingan, atau peran dalam masalah tersebut.
d. Orang- orang yang perlu megetahui informasi yang di laporkan untuk dapat melakukan pekerjaan.
e. Setiap orang yang diperlukan untuk mengimplementasikan keputusan yang diambil.
5. Agenda penyusunan rapat.
Selanjutnya dalam penyusunan agenda sebuah rapat yang harus dimasukkan yaitu :
a. Tujuan rapat yang dinyatakan dengan jelas.
b. Hasil yang diharapkan.
c. Kelompok apa yang mengikuti rapat atau siapa pesertanya.
d. Waktu, tanggal, dan tempat.
e. Durasi rapat.
f. Siapa penyelenggara rapat.
g. Apa peran setiap peserta dalam rapat.
h. Tiap item agenda yang akan dibahas ( tentukan orang yang bertanggung jawab dan perkiraan alokasi waktu ).
i. Bahan – bahan lain yang akan digunakan dalam persiapan.
Dalam penyusunan agenda lakukan dengan cermat. Susunlah agenda untuk menciptakan rapat yang dinamis. Pertama, carilah isu-isu yang memiliki hubungan logis atau saling berkaitan. Selanjutnya, pisahkan jenis-jenis isu pertaama dan bagilah informasi kemudian butlah keptusan dan terakhir pecahkan masalah. Jika dalam agenda tersebut terdapat hal yang rumit, bagilah hal-hal tersebut ke dalam berbagai bagian yang lebih kecil. Sediakan waktu untuk membahas hal – hal yang penting , tapi mulailah dengan hal yang mudah dahulu untuk mendapatkan momentum yang baik. Rencanakan untuk membahas masalah yang kreatif.
6. Pembagian peran dalam rapat.
Dalam mempersiapkan rapat, pastikan sudah melaksanakan pembagian semua peran, dan tanggung jawab penting kepada setiap peserta. Satu orang mungkin mengisi beberapa peran tidak dipermasalakan. Peran – peran yang penting dalam rapat adalah :
a. Pemimpin. Seorang pemimpin bisa atau mungkin juga tidak ikut dalam menjalankan rapat saat itu. Tapi tugas utamanya adalah, mengklarifikasikan tujuan, sasaran, batasan, dan lingkup otoritas rapat. Pemimpin juga bertanggung jawab atas tindak lanjut hasil rapat.
b. Fasilitator. Memandu peserta dalam fase diskusi, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan dalam rapat. Fasilitator mungkin juga bertanggung jawab dalam penyediaan logistik sebelum maupun sesudah rapat.
c. Notulis. Mencatat poin-poin penting, ide- ide, dan keputusan yang dihasilkan dari rapat. Notulis mungkin juga bertugas membuat catatan pascarapat.
d. Kontributor. Berperan aktif dengan memberikan ide – ide serta membantu menjaga fokus diskusi.
e. Pakar. Memberikan pemikiran ahli tentang isu tertentu jika diminta. Kontribusi pakar tersebut terhadap tim mungkin sebatas memberikan informasi yang dibutuhkan saja, kecuali dia adalah konstributor tretap dalam tim tersebut.
7. Cara yang dilakuakan dalam pengambilan keputusan :
a. Pengambilan keputusan berdasarkan suara mayoritas.
Menerima suara mayoritas adalah proses yang umum dipakai dalam rapat pengambilan keputusan.
Kelebihan:
1. Suara mayoritas memberikan keputusan dalam waktu yang singkat.
2. Cara yag diterima luas sebagai cara yang adil dalam membuat keputusan.
Kelemahan :
1. Dalam voting terbuka,orang dipaksa menentukan pendapat tentang suatu di depan publik yang mungkin menempatkan nereka dalam situasi menang atau kalah.
2. Orang yang kalah sering merasa suara mreka tidak didengar.
3. Mungkin tidak ada dukungan penuh bagi keputusan yang dihasilkan.
b. Pengambilan keputusan melalui konsensus kelompok.
Metode pengambilan keputusan dengan menggunakan konsensus kelompok sering dihindari karena sering terjadi kesalahpahaman tentang proses tersebut. Konsensus kelompok berarti mencapai keputusan yang bisa dipahami, didukung, dan diimplementasikan oleh semua orang. Anggota tertentu mungkin lebi menyukai pilihan ini, tapi konsensus yang murni diperoleh ketika semua anggota bersatu untuk melakukan rangkaian tindakan tertentu.
Kelebihan :
1. Konsensus biasanya menghasilkan pemahaman penuh dari semua peserta tentang keputusan yang diambil beserta implikasinya.
2. Peluang untuk meraih dukungan dari semua pihak semakin besar.
Kelemahan :
1. Konsensus sering kali sulit dicapai, terutama jika kelompok tidak familiar dengan proses tersebut.
2. Konsensus biasanya membutuhkan lebih banyak waktu ketimbang proses pengambilan keputusan yang lain
3. Kadang – kadang tidak ada konsensus yang bisa dicapai, dan hal ini akhirnya menghambat pengambilan keputusan.
c. Pengambilan keputusan berdasarkan Pemimpin
Dalam beberapa hal, pengambilan keputusan oleh pemimpin sama dengan suara mayoritas karena pemimpin perlu mendengarkkan pendapat peserta dan biasanya cenderung untuk menyetujui pendapat mayoritas.
Kelebihan :
1. Ini adalah pendekatan tercepat untuk mengambi lkeputusan. Ketika waktu yang tersedia hanya sedikit atau saat menghadapi krisis, cara ini mungkin adalah cara terbaik.
2. Jika seluruh peserta rapat mengerti bahwa sang pimpinanlah yang mengambil keputusan tersebut jika mereka menghormati sang pemimpin.
Kekurangan :
1. Peserta rapat mungkin merasa bahwa pandangan mereka diabaikan, terutama jika mereka belum diberi kesempatan untuk mengemukakan ide mereka.
2. Kemungkinan para peserta akan menyetujui keputusan lebih kecil dari pada ketika menggunakan pendekatan yang lain.
D. PENUTUP
1. Kesimpulan
Rapat merupakan suatu tindakan atau proses berkumpul bersama dengan tujuan menegosiasikan urusan dalam suatu organisasi. Atau juga bisa disebut dengan berkumpulnya orang dengan tujuan untuk membangun kepercayaan. Dalam hal ini sekertaris bertugas penuh dalam mempersiapkan rapat tersebut. Dalam suatu rapat tersebut harus dipelajari tentang bagaimana proses pemecahan masalah beserta proses pengambilan keputusan.
Sebelum mengadakan rapat memang banyak hal yang harus dipersiapkan yaitu seperti agenda rapat, waktu dan tempat berlangsungnya rapat sampai siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut dan peran apa saja yang dibagikan kepada semua peserta rapat tersebut.. Selain itu, tujuan diadakannya rapat juga harus dimiliki sebelum mengadakan rapat. Rapat akan berhasil jika melaui prosedur – prosedur yang baik, karena rapat yang berhasil memang memerlukan pemikiran dan perencanaan yang baik juga.
2. Daftar Pustaka
Morgan, Nick.2008.Menyelenggarakan Rapat.Jakarta.Erlangga
